Tietosuojaseloste Miten, miksi ja mitä henkilötietoja Codeo käsittelee?

Päivitetty 2.7.2024

Codeo Oy toimii yritysasiakkaiden kanssa ja käsittelee myös työnhakijoidensa henkilötietoja. Codeo käsittelee henkilötietoja huolellisesti ja turvallisesti. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan niitä menettelytapoja, joita sovelletaan Codeon käsittelemiin henkilötietoihin.

Tietosuojaseloste on laadittu suomeksi ja englanniksi. Jos versioiden välillä on eroja, sovelletaan suomenkielistä versiota.

Tämä tietosuojaseloste kattaa Codeon

1. Asiakas- ja markkinointirekisterin
2. Rekrymarkkinointirekisterin
3. Työnhakijarekisterin
4. Verkkosivun codeo.fi evästerekisterin
5. Rekistereitä koskevat yhteiset tiedot

1. Asiakas- ja markkinointirekisterin seloste

Rekisterin nimi
Codeo Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Tarkoitus	Peruste	Enimmäissäilytysaika tai sen määräytymisen kriteeri
Asiakassuhteen aloittamiseen tähtäävä asiakkaan kontaktointi sähköpostitse ja puhelimitse.	Asiakas on antanut kirjallisen tai suullisen suostumuksen.	7 vuotta 0 kuukautta suostumuksesta tai sen uusimisesta, jos henkilö ei sitä ennen pyydä rekisteristä poistamista.
Asiakassuhteen yleinen hoitaminen, ylläpitäminen ja kehittäminen.	Asiakkaan kanssa on tehty toimeksiantosopimus ja/tai puitesopimus.	7 vuotta 0 kuukautta sopimuksesta tai sen uusimisesta.
Codeon asiakkaalle tarjoamien ohjelmistokehityspalvelujen tuottaminen.	Asiakkaan kanssa on tehty toimeksiantosopimus.	7 vuotta 0 kuukautta sopimuksesta tai sen uusimisesta.
Asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen.	Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite.	Tätä tarkoitusta varten säilötty tieto poistetaan viimeisenä, välittömästi muiden tarkoitusten päätyttyä.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää rekisteröidyn tarpeelliset yksilöintitiedot sekä muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot.

Rekisteri voi sisältää seuraavat tiedot asiakkaan henkilöistä:

• Etu- ja sukunimi
• Sähköpostiosoite
• Titteli ja toimenkuva
• Puhelinnumero
• LinkedIn-osoite
• Organisaation nimi, Y-tunnus ja postiosoite
• Historiatietoa yhteydenpidosta (mm. Päivämääriä, kirjoitetut viestit sekä muistiinpanoja tapaamisista ja puheluista)
• Ohje viestintätapaan
• Laskutustiedot
• Päivämäärä, jolloin lisätty rekisteriin

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot asiakas- ja markkinointirekisteriin saadaan suoraan asiakkailta joko keskustelujen kautta, sähköpostitse, tai asiakkaan täytettyä Codeon yhteydenottopyyntölomake. Asiakassopimuksia tehtäessä asiakkaan edustajan nimenkirjoitusoikeus voidaan tarkastaa Kaupparekisteristä.

Tietojen luovutus ja siirto

Tietoja ei luovuteta eteenpäin, paitsi viranomaistoimien niin edellyttäessä. Tietojen käsittelyn johdosta osa tiedoista voi sijaita Codeo Oy:n palvelutoimittajilla (talous, markkinointi, toiminnanohjaus). Henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

2. Rekrymarkkinointirekisterin seloste

Rekisterin nimi
Codeo Oy:n rekrymarkkinointirekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tarkoitus	Peruste	Enimmäissäilytysaika tai sen määräytymisen kriteeri
Rekrymarkkinoinnin suuntaaminen eli ura- ja uutiskirjeen lähettäminen.	Henkilö on antanut kirjallisen tai suullisen suostumuksensa.	Rekisterin lakkauttamiseen saakka, jos henkilö ei sitä ennen pyydä rekisteristä poistamista.
Työnhakijan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen.	Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite.	Tätä tarkoitusta varten säilötty tieto poistetaan viimeisenä, välittömästi muiden tarkoitusten päätyttyä.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää rekisteröidyn tarpeelliset yksilöintitiedot. Rekisterissä voidaan käsitellään seuraavia tietoja:

• Sähköpostiosoite
• Etu- ja sukunimi
• Päivämäärä, jolloin lisätty rekisteriin

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja voidaan kerätä henkilötietolain puitteissa rekisteröidyltä itseltään puhelimitse, sähköpostitse, tapaamisissa tai henkilön täyttäessä ura- ja uutiskirjeen tilauslomakkeen.

Tietojen luovutus ja siirto

Tietoja ei luovuteta eteenpäin, paitsi viranomaistoimien niin edellyttäessä. Tietojen käsittelyn johdosta osa tiedoista voi sijaita Codeo Oy:n palvelutoimittajilla (markkinointi, toiminnanohjaus). Henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

3. Työnhakijarekisterin seloste

Rekisterin nimi
Codeo Oy:n työnhakijarekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tarkoitus	Peruste	Enimmäissäilytysaika tai sen määräytymisen kriteeri
Työnhakijoille viestiminen sähköpostitse ja puhelimitse.	Henkilö on antanut kirjallisen tai suullisen suostumuksensa.	3 vuotta 0 kuukautta suostumuksesta tai sen uusimisesta, jos henkilö ei sitä ennen pyydä rekisteristä poistamista.
Työnhakijan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen.	Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite.	Tätä tarkoitusta varten säilötty tieto poistetaan viimeisenä, välittömästi muiden tarkoitusten päätyttyä.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää rekisteröidyn tarpeelliset yksilöintitiedot sekä muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisterissä voidaan käsitellään seuraavia tietoja:

• Etu- ja sukunimi
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• LinkedIn-osoite
• CV
• Osaamisprofiili ja toiveet työnkuvasta
• Muistiinpanoja tapaamisista ja keskusteluista
• Päivämäärä, jolloin lisätty rekisteriin

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja voidaan kerätä henkilötietolain puitteissa rekisteröidyltä itseltään puhelimitse, sähköpostitse ja tapaamisissa.

Tietojen luovutus ja siirto

Tietoja ei luovuteta eteenpäin, paitsi viranomaistoimien niin edellyttäessä. Tietojen käsittelyn johdosta osa tiedoista voi sijaita Codeo Oy:n palvelutoimittajilla (markkinointi, toiminnanohjaus). Henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

4. Verkkosivun Codeo.fi evästerekisteri

Rekisterin nimi
Codeo Oy:n verkkosivun codeo.fi evästerekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tarkoitus	Peruste	Enimmäissäilytysaika tai sen määräytymisen kriteeri
Teemme käyttäjätilastointia.	Rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Tasapainotestiä ei ole tehty.	Google, LinkedIn ja Meta vastaavat asiasta. Lisätietoja heidän tietosuojaselosteestaan.
Kohdennamme suoramarkkinointia (Google Ads, LinkedIn Ads ja Meta Ads).	Rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Tasapainotestiä ei ole tehty.	Google, LinkedIn ja Meta vastaavat asiasta. Lisätietoja heidän tietosuojaselosteestaan.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää tarpeelliset yksilöintitiedot. Rekisterissä voidaan käsitellään seuraavia tietoja:

• Laitetunnus
• Vierailijalle generoitu anonyymi tunnus
• Vierailijan toiminta verkkosivustolla

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään verkkosivun evästeiden avulla.

Tietojen luovutus ja siirto

Evästerekisterissä Google, LinkedIn Ireland Unlimited Company ja Meta ovat yhteisrekisterinpitäjiä. Niille voidaan luovuttaa rekisterin tietoja, jotta Codeo pystyy kohdentamaan markkinointia Codeon verkkosivukävijöille. Google, LinkedIn ja Meta voivat suorittaa tiedoilla profilointia myös omaan käyttöönsä.

Googlea, LinkedIniä ja Metaa lukuunottamatta tietoja ei luovuteta eteenpäin, paitsi viranomaistoimien niin edellyttäessä. Tietojen siirto EU/ETA:n ulkopuolelle Yhdysvaltoihin voi olla mahdollista Googlen, LinkedInin ja Metan toimesta. Lisätietoja heidän tietosuojaselosteestaan, joissa on kerrottu myös EU:n komission hyväksymästä sopimusperustaisesta tietosuojamenettelystä tietojen siirrossa.

Tietojen keräämisen rajoittaminen ja estäminen

Ilmoitamme evästeiden käytöstä erillisellä ilmoituksella sivuston selauksen aikana. Jos et halua vastaanottaa evästeitä, voit muuttaa Internet-selaimesi asetuksia niin, että saat ilmoituksen aina kun evästeitä ollaan lähettämässä tietokoneellesi. Vaihtoehtoisesti voit estää evästeiden käytön kokonaan. Jos päätät estää evästeet, käytämme silti pakollista evästeitä, joka on seuraava:

• Evästetieto siitä, että et salli sivuston muita evästeitä. Ilman tätä evästettä evästekysely uusitaan joka kerta, kun siirryt sivustollamme yhdeltä sivulta toiselle.

Evästeiden käyttöä voi rajoittaa tai sen voi estää Internet-selaimen kautta kokonaan (katso tarkemmat tiedot selaimen ohjeista). Jos estät evästeiden tallennuksen tai poistat ne käytöstä, evästekysely uusitaan jokaisella sivulatauksella.

5. Rekistereitä koskevat yhteiset tiedot

Yhteystiedot

Rekisterinpitäjä
Codeo Oy
Rautatienkatu 21 B, 33100 Tampere
Puhelin: +358 44 5673520
Sähköposti: contact@codeo.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tommi Aho
Vastuullisuusjohtaja
Rautatienkatu 21 B, 33100 Tampere
Puhelin: +358 44 5673520
Sähköposti: tommi.aho@codeo.fi

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröity voi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän Yhteyshenkilöön sähköpostitse (ks. yhteystiedot yllä), jos hän haluaa tarkastaa, muuttaa, tai korjata tietojaan, jos hän haluaa peruuttaa suostumuksensa tai jos hän haluaa kaikki tietonsa poistettavan rekisteristä.

Yhteydenoton perusteella rekisterinpitäjä päivittää rekisteriä ilman aiheetonta viivytystä. Rekisterinpitäjä voi toimia myös oma-aloitteisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaan, etämyyntiin, tutkimukseen tai vastaavaan. Mainostukseen liittyvät verkkosivun evästeet käyttäjä voi kieltää Codeo.fi evästerekisterin selosteessa kuvatulla tavalla.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa siirtoa toiseen järjestelmään. Tällöin menetellään tietosuoja.fi -osoitteesta löytyvien ohjeiden mukaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle eli tietosuojavaltuutetun toimistolle.

Rekisterien suojaus ja tietoturva

Codeon rekisterien tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja ne on suojattu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin suojakeinoin. Henkilötietoja käsittelevät vain Codeon erityisesti määrittelemät henkilöt, jotka ovat Codeon palveluksessa ja joiden toimenkuvaan henkilötietojen käsittely nimenomaisesti kuuluu, sekä Codeon toimeksiannosta palveluja ylläpitävät tai kehittävät kolmannet osapuolet.

Tietosuojaselosteen muutokset

Rekisterinpitäjä voi tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen. Rekisterissä oleville henkilöille ilmoitetaan, jos muutokset ovat merkittäviä. Ilmoittaminen tapahtuu ensisijaisesti sähköpostitse.